Como priorizar cuando todo es urgente

No sucede que empiezas a ver tu lista de tareas y te abruma de verla, y no tienes idea como comenzar.

y la peor parte es que todo te parece igualmente importante. Todos hemos estado allí. Nuestros días de trabajo se llenan, nuestras bandejas de entrada también y nuestras listas de tareas pueden perder el control.

Toma un respiro por solo un minuto. Hay un par de preguntas lógicas que puedes hacerte para comprender tu carga de trabajo y desarrollar un plan estratégico.

Este cuadro simple le ayuda a clasificar sus tareas y tareas pendientes según su urgencia e importancia.

Puedes utilizar este cuadro. Pero si prefieres no hacerlo, puedes hacerte estas cinco preguntas clave que te ayudarán a lograr un resultado final similar.

  1. ¿ Que es absolutamente necesario hacer hoy? Cuando te sientes estresada, puede ser tentador revisar tu calendario para tener una idea de lo que está en tu agenda durante toda la semana o el mes. Crees que eso te ayudará a sentirte más al tanto de las cosas, pero por lo general solo aumenta tu sensación de abrumador.

Cuando estás abrumada, esa presentación que tienes que hacer en dos semanas, o ese gran informe que necesitas finalizar a fin de mes, probablemente no sea lo necesario en el momento.

En cambio, debes dar un paso atrás y solo ver lo que tienes para hoy. ¿Cuales son los elementos más urgentes en su lista de tareas pendientes? ¿Que es lo que realmente necesitas hacer en el transcurso de tus ocho horas?

  1. ¿Cuáles de estas tareas urgentes son las más importantes? Ahora que tienes una lista de tareas pendientes más urgentes, es hora de averiguar cuales son las más importantes. Considera que tareas tendrán consecuencias si no las completas al final del día. ¿Te llamará la atención tu jefe? ¿Dañarás tu relación con un cliente?

Pensar en términos de consecuencias puede parecer un poco aterrador. Pero también te ayudará a determinar que tareas pertenecen realmente a este cuadro urgente e importante, que son las cosas con las que querrá comenzar de inmediato.

  1. ¿Se puede delegar alguna de estas otras tareas urgentes? Cuando hayas seleccionado estos elementos importantes, es posible que aún tengas que realizar otras tareas urgentes. Deben hacerse lo antes posible, pero tampoco los consideras elementos de hacer o morir. Dado que no les asignaste una gran importancia, a menudo son tareas pequeñas y sin sentido. Tal vez sean cosas como devolver una llamada telefónica o un correo electrónico, o completar tu informe de gastos para el departamento de contabilidad al final del día.

Para estas cosas que caen en el cuadro “urgente y no importante”, piensa si puedes delegarlas o automatizarlas. ¿Hay algún compañero que pueda quitarte esto de encima?

Es posible que no puedas resolver eso de inmediato. Sin embargo, aún vale la pena pensar un poco en caso de que puedas mejorar enormemente tu carga de trabajo en el futuro.

  1. ¿Que tareas son importantes, pero no necesariamente urgentes? Ahora, con las cosas más urgentes separadas, es hora de volver a revisar tu lista de tareas pendientes y sacar las cosas que son importantes, pero no necesariamente deben hacerse de inmediato.

Son proyectos y tareas en los que deberías estar progresando constantemente, por lo que no tienes que lidiar con esa crisis de tiempo estresante justo antes de la fecha límite.

Pero, lograr eso requiere un poco de pensamiento y planificación. Entonces, para las tareas que terminan en tu cuadro “No urgente e importante”, asigne un tiempo para trabajar en esas cosas en tu calendario.

Establece algunas fechas límites auto-impuestas para mantenerte en el camino. De esa manera, no sentirá que simplemente estas apartando esos proyectos por el día. En cambio, los estas priorizando en consecuencia.

  1. ¿Se pueden eliminar todas las tareas por completo? Poder eliminar algo de tu lista de tareas por completo es el sueño para cualquiera. ¿Crees que es posible? Bueno, si le quedan tareas pendientes en tu lista que clasificarías como “no urgentes ni importantes”, es muy probable que esos elementos puedan eliminarse de su lista de tareas por completo.

A menudo, seguimos haciendo ciertas tareas por costumbre y no por necesidad. Afortunadamente, la matriz de decisión lo ayudará a identificar instantáneamente cualquier cosa que pueda eliminarse de tu lista.

Priorizar siempre puede ser un desafío, pero se vuelve especialmente difícil cuando todo parece ser una prioridad. Afortunadamente, estas preguntas pueden ayudarnos a clasificar todas tus tareas y tareas pendientes y a determinan que debe realmente colocarse en la parte superior de tu lista.

-Pao

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